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浅析电子档案管理工作存在的问题及相关对策

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时间:2018-08-06

浅析电子档案管理工作存在的问题及相关对策

  是过去和现在的活动直接形成的对国家和具有保存价值的记录。的原始性、真实性和第一手的特征,决定了档案是城市建设的基石。随着现代化电子信息技术的迅速发展和广泛,办公自动化及文档一体化的普及程度越来越高,档案工作逐渐向电子化、数字化发展,电子档案逐渐成为档案的主要工作内容。但是,由于电子档案与传统纸质档案在使用和保存方式上有所不同,所以在日常的?子管理工作中出现了一些新问题,严重影响了档案工作电子化进程。

  一、当前电子档案管理存在的主要问题

  1.对电子档案管理认识不足

  由于传统档案管理手段和模式由来已久,在档案管理工作人员的头脑中已经形成了思维定式,电子文件的产生、积累、归档、传输、存储、保护和利用等一条龙的作业和服务会使档案工作者在短时间内不适应。主要表现在以下几个方面:在形成文件的过程中虽能依靠操作,但最终仍将纸质文件作为档案管理的对象;对电子文件的重要性认识不足,认为不能将电子文件直接归档;不愿接受将电子文件保存载体直接归档等。

  2.对电子文件是否为原件界定困难

  由于电子文件具有随时产生、随时更改的特性,并且在改动之后看不出任何痕迹,因此很难界定某个电子文件是“定稿”还是“初稿”,是“原件”还是“复制件”,这种易改性导致了电子文件是否为原件的界定工作具有一定困难。同时,电子文件不具有特定的字迹,可以以不同的字体、字号将电子文件输出,因此无法从字迹上分辨其原始性。

  3.电子档案的真实性、完整性难以认定

  在纸质档案转化为电子档案的过程中稍有失误,就会导致档案信息失实,信息内容“出错”的机会远远高于纸质档案。同时,在电子档案的复制过程中也容易被篡改,在电子档案的储存过程中又容易造成信息的缺损、丢失。

  4.对软硬件设备的依赖性强

  电子文件依赖于软硬件设备。当运用电子设备将信息记录后,电子文件就离不开设备,只能依靠计算机读取。随着科技进步,计算机软硬件技术不断更新换代,不少旧版本的电子文件无法在新的软硬件下直接使用。

  二、解决问题的主要对策

  1.提高认识,更新观念

  要以“以人为本”作为指导思想,通过加大宣传力度,强化提高主管档案的领导及档案工作人员对电子文档的认识,探索其规律,总结经验。要加大对档案馆的资金和现代化设施设备投入,以推动档案馆计算机技术和通信技术的发展,加快实现档案信息资源的共享,最大限度地发挥档案馆在城市建设中的“中心辐射”功能,全面提高档案馆文化品位。同时,档案馆要积极运用现代化手段提供利用服务,提高档案管理技术水平,有计划、有步骤地开展档案数字化工作,不断提高为城市文化建设服务的效率。

  2.建立完善的电子档案管理制度

  近年来,我国先后制定出台了《电子文件归档与电子档案管理办法》《电子文件归档与管理规范》《电子文件管理暂行办法》以及《电子档案移交与接收办法》,对电子文件的定义、形成、积累、鉴定、归档、移交、保管、利用和等方面做出了详细的规定,为规范电子文档管理奠定了基础。我们应该结合本单位的实际情况,参照《档案法》及相关规定,建立一套适合自己的管理办法。

  3.做好归档电子文件的技术处理工作

  电子档案管理的好坏,关系到档案信息的安全性和完整性。档案管理部门应该重视对档案管理硬件和方面的投入,配置性能较强的计算机、、刻录仪器以及高性能的安全软件,如数据加密技术、防火墙技术等,确保电子档案的正常运行。

  4.加强档案管理人员的培训

  电子档案管理是一个新生事物,从事电子档案管理的人员不仅要运用存储、传输、检索等技术对电子档案进行管理,更需要掌握档案管理的基础知识、管理原则和管理环节,理解电子档案长期保存的必要性和严重性,实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档。因此,要适应信息技术和档案事业的发展,必须重视和加快电子档案管理人员的培养。对在岗人员进行各种形式的再,以适应技术发展过快的需要,同时注意引进多方面的专业技术人才,充实档案干部队伍以适应档案管理工作的需要和档案事业的发展要求。

  5.重要文件采用“双轨制”归档法

  对于文件生效的主要标志是签署和印章,在现代技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性及易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。

  档案因其深厚的文化积淀和经验总结,已成为地域文化的重要内容和人们获取知识的途径之一,起着人、塑造人的作用,成为不可或缺的大众宣传教育的重要组成部分。总之,电子档案管理是一项极其复杂的技术工程,我们只有根据我国的实际情况,依据档案管理的相关标准,从管理思想、管理方法、管理手段等方面不断改进,紧跟时代的步伐,档案管理人员不断学习,不断以创新的精神去改进工作,才能更好地促进电子档案事业的科学化发展进程。

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