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浅谈高职院校档案管理信息化建设

出处:
时间:2018-08-09

浅谈高职院校档案管理信息化建设

  中图分类号: G271 文献标识码:A

  1信息化的概念和内容

  1.1信息化的概念

  “档案信息化是指信息技术生成、、开发利用档案的过程,亦有档案信息化工作、档案信息化建设、档案信息化、档案工作信息化等称谓。档案信息化的概念具有自身特点,首先有动态性,随着信息技术的发展,信息资源的不断丰富,档案信息化也会随着整体信息化的推进而不?喾⒄梗?每一个新的进展是前一阶段的结果,同时又是下一阶段的新起点。其次是信息技术在档案信息化建设中的全方位,建设档案信息化,信息技术要涵盖档案从生成到永久保存或销毁的整个过程,如电子文件的生成、纸质馆藏数字化、档案自动索引等。再次是档案信息化建设要素的综合性,即在应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程中,除了信息技术这个非常重要的要素外,档案信息化建设还有其他非技术因素在共同起作用,包括符合档案信息化要求的档案管理业务、档案人才、标准规范、政策法规、管理体制与机制等。

  1.2档案信息化的内容

  档案信息化内容的覆盖面很广,从工作性质来看,主要包括构建和资源建设。构建主要是指档案信息化建设的宏观管理层,具体包括体制和机制的完善、法规政策的健全、标准规范的制订、服务体系的完善、档案人才的培养等内容。资源建设主要是指档案信息化的微观操作层,是指在档案从形成到保存或销毁的整个生命周期中,合理应用信息技术,促进档案管理效率和服务水平的提升,具体包括档案资源创建、资源管理、系统设计与管理等内容。

  高职院校的档案信息化建设其外部环境构建和内部资源建设是相辅相成的,环境构建是基础,资源建设是核心。国家没有适宜的体制机制、法规标准、人才服务等环境支撑,档案信息化的发展便会缓慢且艰难;而资源建设会直接体现一所院校的档案管理水平和档案信息化的意义。

  2高职院校档案管理信息化的必要性

  (1)档案管理信息化能够提供全面支撑给高职院校的有效管理。档案资料记录着各项工作的原始资料,能够充分反映高职院校在不同阶段的工作情况,比如每个时期的成果、教学等,这些基础性原始资料通过档案管理系统服务于学校的各项工作。档案工作的不断发展和进步也能够在档案管理的各项业务、信息来源、读者服务渠道等方面反映出来。通过整理、、分析档案能够提供详实、客观、准确的资料给决策层。

  (2)提供重要的科学依据给第三方考核评估。高职院校的档案包括了很多方面,对单位各个阶段的工作情况进行了全面系统的记录,充分反映了一个院校的校风和校貌,给社会评价一个院校提供了准确依据。

  3高职院校档案管理普遍存在的问题

  高职院校档案的管理、利用是以科学的信息化为载体,以分享、利用信息资源为目的,以提升教学质量为最终要求的管理。他不同于以往各类学校以保管档案为主要目标的档案管理,其是学校教学当中的重中之重。但是多年来它都以各部门负责制的形式存在,作用常常被我们所忽视。目前很大一部分高等院校依然延续旧式的档案管理方法管理自己的档案,仅是起保管储存作用,档案信息的特定服务用途并未得到开发。

  4推进高职院校档案信息化建设的思考

  推进高职档案管理的信息化进程,能很好的解决当前档案管理方面的各种困难,让高职院校的档案管理工作变得更加科学,可以从以下几个角度入手:

  (1)观念转变是解决高职院校档案管理的首要条件。高职院校的档案管理发展离不开相关人员思想的转变,在高职院校比较发达的地区,档案管理已经与学校的管理创新相结合,走出了一条快速发展之路,相关院校可以组织管理人员到高职管理模式发展较好地区学习先进的经验和管理模式,将相关经验结合本院校的实际情况进行整合,推出适合自身发展的管理模式。同时上级主管部门可以将信息化档案管理作为学校发展的重要技术指标来纳入考核,督促学校加紧建设信息化档案管理平台。

  (2)加大档案管理建设的投入,吸引专业人才的加入。高职档案信息化管理所带来的学校管理提升是显而易见的,较低的待遇和不专业的信息化系统吸引不到专业的人才加入,需要加大对学校档案信息化的投入,同时提高档案管理人员的工资待遇和升迁通道,有助于人才水平的发挥。硬件设施可以采取向上级部门争取一定的专项资金,利用资金建立或者改造平台。人员的待遇问题需要学校相关领导对学校的工资基数和职称评定分数进行调整,制定公平的人员管理机制,提高档案管理人员的工作动力。

  (3)增强档案专业人才的培训和开发的应用。专业的培训可有效提高信息化准确性,输入信息不准确主要是对软件使用不熟练造成的,可以安排软件开发者与学校的管理人员进行一对一或是讲座形势上的授课和交流,将软件的特点和细节了解清楚。加强软件开发与未来学校发展信息需求的联系,着眼未来,使档案管理跟上学校发展的节奏。

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